Un documento di molte pagine diventa difficile da usare quando ogni sezione sembra uguale o quando titoli e sottotitoli sono soltanto parole ingrandite. Seleziona il titolo principale e applica lo stile Titolo 1; assegna Titolo 2 alle sezioni principali e Titolo 3 alle parti contenute in ciascuna sezione. Mantieni l’ordine: non scegliere un livello solo perché ha la dimensione che ti piace.
Perché è importante
- Gli stili di titolo creano una struttura riconoscibile e navigabile; aumentare il carattere o usare il grassetto da solo non definisce una gerarchia per gli strumenti assistivi.
- Link descrittivi, testo alternativo utile e tabelle con intestazioni aiutano a capire destinazioni, immagini e relazioni tra i dati.
- Il controllo accessibilità trova molti problemi ma non tutti: una revisione visiva e una prova di navigazione restano necessarie.
Crea la gerarchia con gli stili, non con il solo aspetto
In Word apri la scheda Home e scegli gli stili nel gruppo Stili. Puoi modificarne font e dimensione mantenendo la struttura. Poi apri il riquadro di spostamento o la visualizzazione struttura: l’elenco dei titoli dovrebbe riassumere il documento e permettere di saltare direttamente alla sezione desiderata. Lo stesso principio vale in Google Docs, LibreOffice e altri editor, anche se il nome dei menu cambia.
Rendi comprensibili collegamenti e immagini
Un collegamento chiamato “qui” o “continua” non dice dove porta quando viene letto fuori dal paragrafo. Scrivi invece il nome della risorsa o dell’azione, per esempio “Apri il modulo di richiesta ferie”. Prima di inviare il file, verifica che il link funzioni e che il testo descriva davvero la destinazione.
Per una figura che spiega un processo o presenta un risultato, aggiungi un testo alternativo che ne comunichi lo scopo o il dato principale. Un’immagine puramente decorativa può essere contrassegnata come tale. Microsoft ricorda che il testo generato automaticamente va controllato: se il grafico contiene informazioni, una descrizione generica come “grafico a barre” non trasmette la conclusione. Evita inoltre di comunicare un significato solo con il colore.
Cosa puoi farci concretamente
- Applica Titolo 1 al titolo principale, Titolo 2 alle sezioni e Titolo 3 alle sottosezioni; non saltare livelli per ottenere soltanto un effetto grafico.
- Sostituisci “clicca qui” con il nome della destinazione, aggiungi testo alternativo alle immagini informative e marca decorative quelle che non aggiungono contenuto.
- Riduci le tabelle complesse, indica la riga di intestazione e avvia il controllo accessibilità; poi percorri il documento con tastiera e visualizzazione struttura.
Semplifica le tabelle e identifica le intestazioni
Usa una tabella solo per dati che hanno una relazione tra righe e colonne. Metti le intestazioni nella prima riga, attiva l’opzione di riga d’intestazione e dai nomi comprensibili alle colonne. Evita celle unite, righe vuote usate come spaziatura e tabelle annidate: rendono più difficile seguire il rapporto tra dato e intestazione.
Se il contenuto non si legge bene su uno schermo piccolo o con ingrandimento, prova larghezze flessibili oppure trasforma la tabella in un elenco di schede o punti. Le linee e i colori aiutano la vista ma non sostituiscono l’associazione strutturale tra intestazioni e valori. Il tutorial W3C spiega perché intestazioni e celle dati devono essere identificabili anche dal software assistivo.
Fai un controllo automatico e una prova breve
In Word per Microsoft 365 apri Revisione e scegli Controlla accessibilità (il percorso può cambiare leggermente tra versione e sistema). Correggi prima errori come immagini informative senza testo alternativo, titoli non strutturati e tabelle senza intestazioni. Il controllo è disponibile in Word e nelle altre app Microsoft 365 indicate da Microsoft, su Windows, web o Mac secondo la funzione.
Concludi con una prova manuale: percorri i titoli nel riquadro di navigazione, spostati tra i link con il tasto Tab, ingrandisci il documento e controlla che nessuna tabella tagli i contenuti. Il verificatore individua molti ostacoli ma non può decidere se una descrizione è utile o se l’ordine delle sezioni ha senso: per un documento importante chiedi a un’altra persona di usarlo con tastiera e, quando possibile, con le tecnologie assistive previste dal pubblico.
Fonti
Documenti, comunicati e pubblicazioni consultati per ricostruire dati e contesto.
