Hai un Excel pieno di doppioni? Il prompt per farti costruire da Codex un controllo automatico

Il foglio che sembra a posto finché il totale non cambia

Il primo esperimento richiede circa quarantacinque minuti. Si lavora in una cartella dedicata con una copia, mai sull’unico file disponibile. Se il foglio contiene formule, più schede o formattazioni importanti, l’esportazione in CSV conserva i valori di una sola tabella e non l’intera cartella Excel. In quel caso si può chiedere una seconda versione per XLSX, sapendo che potrebbe richiedere una libreria aggiuntiva. L’obiettivo iniziale resta più semplice: leggere senza modificare e creare un rapporto separato. Due righe identiche sono il caso più facile. Nel lavoro reale interessa spesso una chiave: email per i contatti, numero ordine per le vendite, codice fiscale per un’anagrafica, combinazione di codice prodotto e lotto per il magazzino. La regola deve anche dire come trattare spazi, maiuscole e celle vuote. “Mario@azienda.it” e “ mario@azienda.it ” possono rappresentare lo stesso indirizzo; due righe senza email non devono diventare automaticamente la stessa persona. Le somiglianze di nome sono ancora più delicate e vanno segnalate come possibili corrispondenze, non fuse. Prima di aprire Codex, scrivete su un foglio le colonne obbligatorie, la chiave da confrontare e il risultato atteso. Un buon rapporto non dice soltanto “duplicato”: riporta i numeri delle righe, il valore normalizzato, il motivo del gruppo e le differenze tra i record. Deve inoltre mostrare quante righe ha letto e quante ha scritto. Questo controllo di quadratura permette di accorgersi se il programma ha saltato una parte del file. È la stessa disciplina che abbiamo descritto nella guida su come valutare la qualità di un RAG: separare un risultato convincente dalla prova che il percorso sia corretto.

La documentazione ufficiale OpenAI consiglia di dichiarare risultato, contesto, formato e confini dell’attività. Qui il confine decisivo è non cancellare, non correggere e non sovrascrivere. Codex opera normalmente dentro uno spazio di lavoro limitato e le azioni che superano i permessi disponibili possono richiedere approvazione. Questo aiuta, ma non sostituisce una richiesta prudente. Un agente che riceve “pulisci il file” potrebbe interpretare pulizia come modifica; “crea un rapporto, lascia l’originale invariato” descrive un esito verificabile.

Il prompt pronto da copiare

Sostituite i campi tra parentesi e avviate il lavoro nella cartella che contiene la copia del CSV. La prima risposta dovrebbe chiarire separatore, intestazioni e regola. Se Codex comincia a scrivere prima di avere risolto un’ambiguità importante, interrompetelo e aggiungete un esempio: “Queste due righe devono essere considerate uguali; queste altre due no”. Gli esempi limite valgono più di dieci aggettivi. Non serve chiedere un programma “perfetto”: serve definire i casi che deve superare. Dopo i test sul campione, fate eseguire il programma su una copia del file reale e controllate tre cose. Il numero di righe lette deve corrispondere all’export; almeno cinque gruppi vanno confrontati con il foglio originale; una seconda esecuzione sugli stessi dati deve produrre lo stesso rapporto. Se il risultato cambia senza che il file sia cambiato, c’è un problema. Potete quindi chiedere a Codex di aggiungere una colonna o una regola, conservando i test precedenti per evitare che la correzione rompa casi già risolti.

Il punto, oltre l’annuncio

Un controllo deterministico trova ciò che avete definito. Non sa se “Officina Rossi” e “Rossi Officina Srl” siano la stessa azienda, né se due persone condividano davvero un indirizzo. Per le corrispondenze approssimative conviene produrre una lista separata con il motivo della somiglianza e una soglia, lasciando la decisione a una persona. Lo stesso vale per date impossibili, codici incompleti e importi discordanti. La nostra guida su come analizzare dati con l'AI senza farsi ingannare spiega perché il controllo dei dati viene prima di grafici e conclusioni. Se il file contiene dati personali o aziendali riservati, lavorare in locale riduce l’esposizione ma non elimina il rischio. Bisogna limitare la cartella, rimuovere colonne inutili, controllare i permessi e non abilitare accesso alla rete senza una ragione. Il rapporto può contenere le stesse informazioni del foglio sorgente e va protetto allo stesso modo. Alla fine non cancellate automaticamente nulla: consegnate i gruppi al responsabile del dato e registrate la decisione. L’automazione utile non è quella che elimina più righe. È quella che rende ripetibile un controllo, mostra perché ha segnalato un record e lascia l’ultima parola a chi conosce il processo.