Prima di aprire un assistente, formula la richiesta in una frase: vuoi riassumere una procedura, confrontare due clausole o rendere più chiaro un testo? Spesso bastano pochi paragrafi, non l’intero contratto, la cartella completa o il foglio con ogni riga. Se puoi estrarre solo la parte necessaria, evita di trasferire dati che non partecipano alla risposta.
Perché è importante
- Eliminare dal prompt ciò che non serve riduce l’esposizione, indipendentemente dalle impostazioni di training del fornitore.
- Nomi, email, numeri di telefono, firme, credenziali, dati sanitari e dettagli contrattuali possono comparire anche in allegati o metadati.
- Impostazioni di training e chat temporanee non equivalgono a un servizio locale, a un accordo aziendale o a una garanzia di cancellazione immediata.
La prima protezione è inviare meno informazioni
La minimizzazione aiuta anche la qualità: un contesto breve e pertinente riduce distrazioni e rende più facile controllare il risultato. Se il documento è regolato da obblighi professionali, aziendali o di riservatezza, segui prima la policy applicabile: non decidere da solo che un dato sia anonimo o pubblicabile.
Cerca identificativi anche negli allegati
Prima dell’invio cerca nomi e cognomi, email, telefoni, indirizzi, codici fiscali, numeri cliente, coordinate bancarie, credenziali, chiavi API, firme e dati sanitari. Controlla intestazioni, commenti, revisioni, fogli nascosti e nomi dei file: copiare solo il testo visibile può lasciare dettagli negli allegati.
Quando il dato serve a mantenere il senso, usa segnaposto coerenti. Per esempio, sostituisci i nomi con [PERSONA A] e [PERSONA B], mantenendo ruoli e date relative. Evita pseudonimi che permettono di riconoscere facilmente una persona a chi conosce il contesto. Non inviare mai password o token: cambiali se sono stati esposti.
Cosa puoi farci concretamente
- Scrivi prima la domanda senza caricare il file e individua il minimo estratto che serve per rispondere.
- Sostituisci nomi, email, numeri cliente e riferimenti interni con etichette coerenti come [CLIENTE A] e [DATA]. Rimuovi password, token, firme e dati di terzi.
- Controlla policy aziendale, piano e impostazioni del servizio; usa solo strumenti approvati e verifica che il testo finale non contenga identificativi residui.
Verifica le impostazioni, senza confonderle con la riservatezza
I fornitori offrono controlli diversi su cronologia, miglioramento dei modelli, chat temporanee e conservazione. OpenAI documenta i controlli sui dati di ChatGPT; Anthropic spiega quando le conversazioni possono essere usate per migliorare Claude e le eccezioni previste. Le opzioni e i tempi possono cambiare per prodotto, tipo di account e impostazione. Ricontrolla la schermata ufficiale prima di caricare un documento.
Disattivare l’uso per il miglioramento non significa necessariamente che i dati non vengano conservati per altri scopi o trattati da fornitori del servizio. Per materiale riservato usa un ambiente autorizzato dall’organizzazione e verifica il contratto, i controlli amministrativi e le regole di conservazione. Se non puoi stabilire dove finiscono i dati, non caricare l’originale.
La checklist prima di premere Invio
Chiediti se puoi ottenere la stessa risposta con un estratto più piccolo; se hai rimosso credenziali e identificativi; se l’allegato contiene commenti o fogli nascosti; e se il servizio è approvato per quel tipo di informazione. Rileggi anche la risposta prima di condividerla: un assistente può riproporre nomi o dettagli presenti nel testo ricevuto.
Conserva l’originale nel sistema previsto e annota il metodo usato, non una copia ulteriore dei dati sensibili. Se invii per errore una password, revocala; per dati personali o aziendali segui subito la procedura interna di segnalazione.
Fonti
Documenti, comunicati e pubblicazioni consultati per ricostruire dati e contesto.
